Vizitino

Polityka prywatności

Projekt. Przed publikacją tekst musi sprawdzić prawnik.

1. Kim jesteśmy

Vizitino to platforma rezerwacji online dla firm pracujących na wizyty. Operatorem jest Слободенюк Андрій Віталійович, м. Бердичів, вул. Крупської, буд. 20 („my”). W sprawach ochrony danych prosimy pisać na contact@vizitino.com.

Ta polityka wyjaśnia, jak przetwarzamy dane osobowe:

  • klientów, którzy rezerwują wizyty w firmie (salonie, gabinecie, studiu) przez Vizitino, oraz
  • użytkowników firm, którzy prowadzą swoją firmę w Vizitino.

2. Klienci: za dane rezerwacji odpowiada firma

Gdy rezerwujesz przez stronę lub czat firmy w Vizitino, administratorem Twoich danych jest ta firma. To ona decyduje, w jakim celu i w jaki sposób dane są wykorzystywane. My przetwarzamy dane w imieniu firmy jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia (art. 28 RODO). W sprawach dotyczących danych rezerwacji kontaktuj się bezpośrednio z firmą. Pomagamy firmie odpowiadać na takie wnioski.

Dane przetwarzane przy rezerwacji:

  • imię, numer telefonu i adres e-mail;
  • Twoja opcjonalna wiadomość do firmy;
  • wybrana usługa, specjalista, data i godzina, język oraz status rezerwacji (np. odwołana lub nieobecność);
  • dane techniczne, np. adres IP, wykorzystywane krótko w celach bezpieczeństwa i ochrony przed nadużyciami.

Cel: dokonanie i obsługa rezerwacji, wysłanie potwierdzenia i przypomnień, umożliwienie odwołania online oraz ochrona usługi przed nadużyciami.

Podstawa prawna: działania niezbędne do realizacji usługi, o którą prosisz firmę (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), oraz prawnie uzasadniony interes firmy w organizacji wizyt i bezpieczeństwie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Okres przechowywania: decyduje firma. Rozmowy z czatem AI są automatycznie usuwane po 90 dniach.

3. Użytkownicy firm: za dane konta odpowiadamy my

Dane: imię i nazwisko, adres e-mail, hasło (przechowywane wyłącznie jako bezpieczny skrót), dane weryfikacji dwuetapowej (zaszyfrowane), dane firmy i kontakt do rozliczeń oraz rejestr ważnych działań na koncie.

Cel: świadczenie i zabezpieczenie usługi, wsparcie, rozliczanie subskrypcji i wypełnianie obowiązków prawnych.

Podstawa prawna: umowa z Tobą (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), obowiązki prawne, np. rachunkowe (lit. c), oraz nasz prawnie uzasadniony interes w bezpieczeństwie i rozwoju usługi (lit. f).

Okres przechowywania: przez czas istnienia konta, a później tylko tak długo, jak wymaga prawo.

Logowanie przez Google lub Facebooka. Jeśli logujesz się przez Google lub Facebooka, otrzymujemy od nich tylko imię, adres e-mail i identyfikator konta, bez listy znajomych, postów ani innych danych. Jak usunąć swoje dane: napisz na contact@vizitino.com z adresu swojego konta, a usuniemy konto i powiązane dane w ciągu 30 dni (poza tym, co musimy przechowywać z mocy prawa, np. faktury). Dostęp Vizitino możesz też usunąć w Facebooku: „Ustawienia i prywatność → Ustawienia → Aplikacje i witryny”.

4. Asystent AI

Jeśli firma włączy asystenta AI, Twoje wiadomości na czacie przetwarza nasz dostawca AI (Anthropic) w celu przygotowania odpowiedzi i — dopiero po Twoim wyraźnym potwierdzeniu — utworzenia rezerwacji. Asystent korzysta wyłącznie z prawdziwych usług, cen i wolnych terminów firmy. Rozmowy są przechowywane do wglądu firmy i usuwane po 90 dniach.

Jeśli naciśniesz „Otrzymuj w Telegramie” i uruchomisz bota Vizitino, przechowujemy identyfikator Twojego czatu w Telegramie, aby wysyłać tam potwierdzenie rezerwacji, przypomnienia i informacje o zmianach. Nie widzimy Twojego numeru telefonu ani kontaktów w Telegramie. Możesz to wyłączyć w każdej chwili komendą /stop w bocie.

Jeśli firma włączy przypomnienia „Czas umówić się ponownie”, po wybranym przez nią czasie od wizyty możesz otrzymać jedną wiadomość (e-mail i/lub Telegram) z propozycją umówienia tej samej usługi. Nie jest wysyłana, jeśli już umówiłeś się ponownie. Możesz wyłączyć takie przypomnienia linkiem „Nie wysyłaj więcej takich przypomnień” w samej wiadomości. Podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes firmy w utrzymaniu kontaktu z klientami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

5. Kalendarz Google (użytkownicy firm)

Jeśli firma połączy Kalendarz Google, Vizitino odczytuje listę jej kalendarzy oraz godzinę i tytuł wydarzeń w wybranym kalendarzu. Wykorzystujemy to wyłącznie, aby pokazać firmie istniejące wizyty i zapobiec podwójnym rezerwacjom. Nie odczytujemy opisów wydarzeń, gości ani załączników. Tylko jeśli firma włączy „Dodawaj nowe rezerwacje do tego kalendarza”, Vizitino prosi Google o zgodę na tworzenie wydarzeń i wtedy dodaje wydarzenie dla każdej rezerwacji z Vizitino (usługa, imię i telefon klienta) oraz usuwa je po odwołaniu lub przeniesieniu rezerwacji. Vizitino nigdy nie zmienia ani nie usuwa innych wydarzeń i nie zaprasza gości. Firma może w każdej chwili odłączyć kalendarz, a wtedy usuwamy zapisaną kopię wydarzeń.

Firma może też połączyć kalendarz, wklejając jego prywatny adres (iCal), albo zasubskrybować w swojej aplikacji kalendarza (Google, Apple, Outlook) prywatny adres Vizitino ze swoimi rezerwacjami. W pierwszym przypadku odczytujemy tylko godzinę i tytuł wydarzeń, jak wyżej. W drugim przypadku dostawca kalendarza firmy pobiera rezerwacje firmy, w tym imiona i dane kontaktowe klientów, z tego adresu; firma sama o tym decyduje i może w każdej chwili zmienić adres.

Sposób, w jaki Vizitino wykorzystuje i przekazuje informacje otrzymane z interfejsów Google API, jest zgodny z Google API Services User Data Policy, w tym z wymogami ograniczonego użycia (Limited Use). Nie sprzedajemy tych danych ani nie wykorzystujemy ich do reklamy czy trenowania modeli AI.

6. Gdzie przechowujemy dane i kto nam pomaga

Wszystkie dane są przechowywane w Unii Europejskiej (centra danych we Frankfurcie, Niemcy). Korzystamy ze starannie wybranych dostawców (podprzetwarzających) związanych umowami o ochronie danych:

  • Render (hosting i baza danych, region UE);
  • Cloudflare (bezpieczeństwo sieci i szybkie dostarczanie stron);
  • Resend (wysyłka e-maili);
  • Sentry (monitorowanie błędów, region UE; bez danych osobowych);
  • Better Stack (monitorowanie dostępności);
  • Google (tylko jeśli firma połączy Kalendarz Google);
  • Telegram (tylko jeśli połączysz powiadomienia w Telegramie);
  • Meta (Facebook) (tylko jeśli logujesz się przez Facebooka);
  • Anthropic (tylko jeśli firma włączy asystenta AI).

Jeśli dostawca przetwarza dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, przekazanie jest zabezpieczone standardowymi klauzulami umownymi Komisji Europejskiej lub ramami ochrony danych UE–USA.

7. Twoje prawa

Masz prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania lub usunięcia, ograniczenia przetwarzania lub wniesienia sprzeciwu oraz otrzymania danych w formacie umożliwiającym przeniesienie. Jeśli przetwarzanie opiera się na zgodzie, możesz ją w każdej chwili wycofać. W sprawie danych rezerwacji zwróć się najpierw do firmy; możesz też napisać do nas na contact@vizitino.com.

Masz także prawo wnieść skargę do organu nadzorczego, w Polsce do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl).

8. Bezpieczeństwo

Chronimy dane poprzez szyfrowanie transmisji, szyfrowane przechowywanie wrażliwych tokenów, weryfikację dwuetapową, którą każdy użytkownik może włączyć, ścisłe oddzielenie danych każdej firmy na poziomie bazy danych, szyfrowane codzienne kopie zapasowe i rejestrowanie dostępu do danych osobowych.

9. Pliki cookie

Używamy wyłącznie plików cookie niezbędnych do działania usługi (logowanie i zapamiętanie języka). Nie używamy reklamowych ani śledzących plików cookie. Zobacz politykę plików cookie.

10. Zmiany

Możemy aktualizować tę politykę. Nową wersję opublikujemy na tej stronie, a o istotnych zmianach z wyprzedzeniem poinformujemy użytkowników firm.